LES ARCHIVES

Pour répondre à vos besoins, le Centre de Gestion du Finistère met à disposition une équipe d’archivistes issus de formation en archivistique et/ou justifiant d’une expérience de 5 années minimum en collectivités. Depuis les années 1990, l’équipe d’archivistes intervient dans l’ensemble du département au sein de structures publiques : mairies, intercommunalités, syndicats, CCAS, EHPAD, établissements culturels…

DÉFINITIONS ET OBLIGATIONS :

• Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » (Art. L212-1 du Code du Patrimoine).
• Propriété des archives : « Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives, elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur. » (Art. L212-6 du Code du Patrimoine).
• La bonne conservation des archives constitue une dépense obligatoire des finances communales (Art. L2321-2 du Code Général des Collectivités Territoriales).
• Responsabilité : le maire est pénalement responsable des archives de sa commune, et encourt des sanctions en cas de manquement à ses obligations (Art. L214 du Code du Patrimoine).

LES DOCUMENTS :

• Téléchargez la fiche prestation “archivage”.

LA PRESTATION :

Découvrez les différentes étapes de la prestation archivage :

Nous pouvons également travailler sur des modules spécifiques d’archivage :

• Archivage électronique : audit numérique, traitement de vos documents électroniques, refonte des arborescences, mise en place d’une charte de nommage…
• Procès-verbal de récolement : document obligatoire à établir à chaque renouvellement des élus dans le cadre d’une élection.
• Réalisation d’une photothèque.
• Valorisation des documents d’archives : rédaction d’articles, exposition, accueil de scolaires…

Les avantages de la prestation :

• Permettre une meilleure gestion de l’espace.
• Éviter les pertes de temps et d’information.
• Participer à l’efficacité administrative et comptable.
• Protéger ses droits en cas de contentieux et justifier son activité lors d’un contrôle.
• Se plier aux exigences légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
• Participer à la construction de l’histoire de l’organisme.

Retrouvez l’ensemble de nos fiches pratiques liées à l’archivage dans notre fonds documentaire

NOUVELLE PRESTATION : ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE

Depuis le mois de septembre 2020, les archivistes itinérants du Centre de Gestion travaillent à l’extension de leur prestation vers le numérique. Si l’archivage électronique n’a pas de définition « propre », il consiste à assurer la bonne conservation des documents électroniques et leur pérennité dans des systèmes d’information fiables. La prestation que proposera le Centre de Gestion à partir de la rentrée va dans ce sens puisque les archivistes proposeront aux collectivités du département un accompagnement dans la gestion de leur documents électroniques. Du simple audit jusqu’à la mise en place d’une politique d’archivage électronique complète (rédaction d’une charte de nommage, refonte des arborescences), c’est une gamme de service adaptée aux différents besoins des collectivités qui sera proposée.

Ce service n’est qu’une première étape vers l’archivage des documents électroniques dans un Système d’Archivage Electronique (SAE), qui représentera la deuxième étape du projet de prestation archivage électronique.

Retrouvez ci-dessous la vidéo de notre webinaire de présentation de la prestation archivage électronique :

Webinaire “Archivage électronique”

ILS NOUS FONT CONFIANCE :

Interventions :

Témoignages :

• Témoignage de Mme Michèle Abherve, secrétaire comptable du syndicat des eaux du bas-léon

Quelle était la demande initiale de la collectivité ?

Nous avions fait une demande de devis pour une prestation d’archivage.

Quels sont les bénéfices tirés de cette prestation ?

Les bénéfices tirés de cette prestation sont une réponse rapide et une planification programmée de la prestation.

Si vous aviez à recommander cette prestation à une autre collectivité, le feriez-vous ?

La prestation archivistique ne sera réalisée qu’en 2022, mais nous avions déjà bénéficié de ce service en 2012. Nous étions très satisfait du résultat de la prestation.

• Témoignage de monsieur René Humily, DGS du Relecq-Kerhuon

Quelle était la demande initiale de votre collectivité ?
Notre demande portait sur le classement de milliers de documents photographiques à la fois sur support papier et en numérique qui dormaient dans notre salle d’archives. L’objectif était d’exploiter au mieux ces clichés dont les plus anciens remontaient au début du 20è siècle. 1 commune est en perpétuelle évolution et comparer les époques, c’est aussi écrire son Histoire. Nous nous sommes tournés vers le CDG pour la mission tout en ayant conscience qu’il s’agissait aussi pour son service d’archives d’une première dans ce genre de traitement de l’information visuelle avec tout le risque que comporte une 1ère fois.

Quels sont les bénéfices tirés de cette prestation ?
Un vrai fonds documentaire totalement à jour, facilement accessible grâce à un outil de recherche développé par la documentaliste du CDG et mis à notre disposition.
Le travail effectué est extrêmement facilitateur pour les services municipaux dans leurs recherches pour incruster diverses photos dans le montage de leurs dossiers mais aussi pour les passionnés d’histoire locale dont la plupart organisés en association qui font régulièrement des expos thématiques ou des conférences à tout public.

Si vous aviez à recommander cette prestation à une autre collectivité…
La mission du CDG s’est déroulée dans le temps imparti avec un professionnalisme garanti et une qualité d’exécution irréprochable. Pour recommander le CDG sur ce type d’intervention, la réponse est OUI à l’évidence et il est parfois des satisfactions d’essuyer les plâtres.

• Témoignage de monsieur Daniel Impieri, directeur de l’École de Musique du Pays des Abers – Côte des Légendes, EPCC

Quelle était la demande initiale de votre collectivité ?
Nous avons fait appel à la prestation archives car notre collectivité est toute récente, et présente la particularité d’être quasiment unique dans sa structure administrative en région Bretagne. Il nous fallait donc à la fois comprendre l’intérêt de la mise en place d’une organisation de notre archivage et d’une traçabilité des actions produites pour réaliser notre mission de service public.

Quels sont les bénéfices tirés de cette prestation ?
Nous constatons que la classification établie, liée à la définition d’une zone d’archivage, nous permet un gain de temps considérable pour toutes nos recherches. De plus, nous savons que garder dans la multitude des documents que nous produisons, et comment les classer. Par contre, nous n’avons pas appliqué cette méthode dans l’archivage de nos documents informatiques, dont la classification par thématique a été réalisée dès la création de notre collectivité.

Si vous aviez à recommander cette prestation à une autre collectivité…
Nous recommandons naturellement (et notamment aux “jeunes” collectivités) cette prestation d’archivage, qui permet de découvrir l’intérêt d’une classification normée, de la mettre en œuvre, et de bénéficier d’un gain de temps dans la recherche des documents archivés.

• Témoignage de madame Combot, secrétaire générale de la Mairie de Bodilis

Quelle était la demande initiale de votre collectivité ?
La mairie de Bodilis a fait appel à la prestation archivage du CDG29 car il y avait de l’ordre à mettre au niveau des archives. Beaucoup de cartons et de chemises se trouvaient posés à même le sol, car plus de place sur les étagères en bois fabriquées par les employés communaux. Nous nous contentions de monter au grenier au fur et à mesure les cartons d’archives sans les répertorier et sans les ranger par thèmes, et surtout sans trier les papiers qu’il était important de garder et ceux qui pouvaient être supprimés. Aucune mission d’archivage n’avait jamais été réalisée.

Quels sont les bénéfices tirés de cette prestation ?
Cette intervention nous a permis de supprimer beaucoup de dossiers et de papiers inutiles, c’est-à-dire de ne garder que ce qu’il est nécessaire de garder,d’où un énorme gain de place; sur des rayonnages neufs les boîtes d’archives sont bien rangées, bien répertoriés, et grâce au répertoire il est possible de trouver très rapidement le dossier ou le courrier que l’on recherche, d’où un gain de temps très appréciable.

Si vous aviez à recommander cette prestation à une autre collectivité…
Il est évident que nous recommanderions cette prestation à d’autres collectivités.
En conclusion il faut noter que cette prestation a un coût dans la mesure où aucun archivage n’avait été fait auparavant; dommage que cette prestation ne fasse pas l’objet de subvention pour les collectivités qui font la démarche; dommage aussi que maintenant que cette prestation archivage a été réalisée, on ne fasse pas de bordereau de versement chaque fois que l’on monte un dossier au grenier et qu’on ne mette pas à jour notre répertoire; l’idéal serait que l’archiviste revienne tous les 2 ou 3 ans continuer le travail, pour avoir toujours des archives bien rangées pour les générations à venir…

DANS LA PRESSE :

• Baye : un coup de jeunes pour les archives communales
• Plougar :  52 mètres linéaires d’archives traités
• Carhaix : un trésor du XVème siècle dans les archives
• Motreff : les archives communales dans le bon ordre
• Sizun : Véronique Da Rosa Coelho classifie
• Combrit : Mélanie Roussigné archive la mémoire de la commune
• La Forêt-Fouesnant : Mélanie Roussigné classe les archives communales
• Le Relecq-Kerhuon : La Ville redécouvre plus de 23 000 photos
• Saint-Renan : 1 127 heures pour la mise à jour des archives de la mairie

LES TARIFS :

• Consultez les tarifs de nos prestations.

CONTACTS :

• Mail : archives@cdg29.bzh
• Téléphone : 02 98 64 11 30